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E-Mail Archivierung
Der Einsatz von E-Mail-Archivierung bietet Unternehmen zahlreichetechnische, wirtschaftliche und rechtliche Vorteile.
Leistungen
livestep bietet Ihnen mit MailStore eine optimale und vielfach bewährte Lösung zur Archivierung Ihrer E-Mails. MailStore ist die führende und zertifizierte E-Mail-Archiv-Software für alle kleinen und mittelständischen Unternehmen.Warum E-Mail-Archivierung?
Die technischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Vorteile von E-Mail-Archivierung auf einen Blick:Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen
Jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden (§147 AO, § 257 HGB). Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge.
Diese Anforderungen können in der Praxis nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung zuverlässig erfüllt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Diese Anforderungen können in der Praxis nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung zuverlässig erfüllt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Steigerung der Produktivität
Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens sind in Form von E-Mails gespeichert. Der effiziente Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor und Wettbewerbsvorteil. Durch E-Mail-Archivierung können Sie die Ressource "E-Mail" für Ihr Unternehmen optimal und vor allem langfristig nutzbar machen.
Schutz vor Datenverlusten
Wichtige E-Mails können durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Oft löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen ihr gesamtes E-Mail-Postfach. Eine E-Mail-Archivierungslösung kann so konfiguriert werden, dass alle E-Mails noch vor der Zustellung an die Anwender archiviert werden können.
E-Mail-Server dauerhaft entlasten
E-Mail-Server wie Microsoft Exchange Server sind in der Regel nicht in der Lage, das stark zunehmende E-Mail-Volumen zuverlässig und wirtschaftlich sinnvoll zu bewältigen. In Folge dessen entstehen hohe Kosten für die Administration und notwendige Erweiterungen der Hard- und Software.
Backups von E-Mail-Servern vereinfachen
Datensicherungen von E-Mail-Servern sind gerade bei großen Datenvolumen mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Oft reicht das zur Verfügung stehende Zeitfenster für die vollständige Sicherung des E-Mail-Servers nicht mehr aus. Durch das Löschen von historischen E-Mails nach der Archivierung in den Postfächern reduzieren Sie die zu sichernde Datenmenge drastisch.